نرم افزار مدیریت الکترونیک گردهمایی های علمی با نام نرم افزار مدیریت کنگره نیاسان یک سامانه یکپارچه و پیشرفته برای خودکار سازی کلیه فرآیندهای برگزاری گردهمایی علمی است. قابلیت های کم نظیر نرم افزار در سه زمان ۱)پیش از برگزاری ۲)حین برگزاری و ۳)پس از برگزاری گردهمایی می تواند یاریگر تیم اجرایی گردهمایی باشد. این نرم افزار در طی 4 سال تحقیق و توسعه تیم فنی و پشتیبانی نیاسان به مرحله تولید نهایی رسیده است.
چندین سال است که کنگره بزرگ رویان با حدود سالانه ۳۰۰۰ نفر شرکت کننده در سه روز توسط این نرم افزار مدیریت می شود و هرسال حدود 10000 نفر از این سیستم استفاده می کنند و در برنامه های مختلف علمی که در سراسر ایران برگزار می شود ثبت نام می کنند.
برخی از قابلیت های مهم نرم افزار مدیریت گردهمایی
کلیه قابلیت‌های نرم افزار براساس استاندارهای برگزاری کنگره، بومی سازی و طراحی شده است. این قابلیت‌ها پس از اجرایی شدن در برخی کنگره‌های بزرگ علمی ایران در اختیار شما قرار دارد.
تعریف دقیق گردهمایی
- تعریف گردهمایی شامل عنوان، تاریخ و مدت اجرا، زمانبدی اجرا، تیم اجرایی و تهیه کلیه مستنداتی که مورد نیاز شرکت کننده است.
- تعیین نرخ برنامه بر اساس پارامترهای گوناگون. قوانین قیمت دهی براساس رشته و مقطع شرکت کننده، زمان و تعداد ثبت نامی شرکت کنندگان قابل تعریف است.
- تهیه صفحه مربوط به برنامه در سایت دبیرخانه و به روز رسانی و تکمیل اطلاعات به مرور زمان.
ثبت نام از شرکت کنندگان
- ثبت و مدیریت اطلاعات شرکت‌کنندگان در برنامه و همچنین کارگاه‌های جانبی.
- ثبت نام گروهی و اعمال کد تخفیف
- انواع مختلف ثبت نام برای برنامه خاص شامل ثبت نام رایگان، ثبت نام عادی و ثبت نام ویژه
- مدیریت پرداخت ها و ارائه شیوه‌های مختلف پرداخت (پرداخت اینترنتی، حواله ای و ثبت نام رایگان).
- مدیریت ثبت نام شرکت‌ها، حامیان مالی، شرکت های جانبی، مدعوین، خبرنگاران و ...
- ثبت نام از غرفه داران و تخصیص غرفه مربوطه و اطلاع رسانی از زمانبدی اجرا.
- ثبت کلیه رویدادهای مربوط به ثبت نام ها به روز رسانی سایت از اطلاعات ثبت نام کنندگان.
- مدیریت کادر اجرایی.
- ارسال ایمیل و SMS جهت اطلاع از وضعیت ثبت نام و برگزاری برنامه.
دريافت و رهگيری مقالات و داوری مقالات
- دريافت مقاله از کاربران به طور بسیار راحت و کاربرپسند و امکان ذخیره مرحله به مرحله و تکمیل مقاله به صورت گروهی. کلیه نویسندگان می توانند در امر ارسال مقاله شرکت داشته باشند اما تایید نهایی و ارسال مقاله به دبیرخانه فقط توسط نویسنده مسئول صورت می پذیرد.
- تعیین داوران مقاله و ارسال مقاله به صورت Blind برای داوران جهت داوری و اعلام نظر
- امکان تعیین فرم های مختلف داوری.
- جمع آوری نظرات داوران و ارجاع به نویسنده جهت اصلاح.
- در کلیه مراحل مراتب از طریق ایمیل به اطلاع ذی نفعان رسانیده می شود.
- امکان اصلاح مقالات و ويرايش مجدد مقاله پس از اعلام نظر داور.
- ذخيره کردن همه‌ی فايل‌های اصلی و اصلاحی و نگهداری سابقه تغییرات.
- قابليت داوری الکترونيک مقالات و ارسال پرونده‌ی مقالات و نامه‌ی ويژه برای داور مرجع.
- تعیین وضعیت مقاله عدم پذیرش، پذیرش سخنرانی، پذیرش پوسترو نمایش چکیده مقالات پذیرفته شده در سایت همایش.
- انواع مختلف رد مقاله شامل رد اولیه(فنی)، رد عدم نوآوری، رد عدم ارتباط محتوایی، رد عدم دریافت پاسخ مناسب، رد براساس نظرات داوران، رد بر اساس نظر داور مرجع و ...
فعالیت های حین برگزاری
- دریافت کارت شرکت کننده. چاپ نام کامل و بارکد ثبت نام و تصویر شرکت کننده و امکان طراحی شخصی سازی شده کارت.
- ثبت نام در محل و پرداخت و ثبت فیش پرداختی و پرداخت از طریق دستگاه POS.
- دریافت هدیه و پک شرکت کننده با استفاده از دستگاه بارکدخوان و غذا و پذیرایی با استفاده از دستگاه بارکدخوان.
- به روز رسانی اطلاعات سخنرانی‌های اجرا شده و درج مقالات و مستندات سخنرانی در سایت.
- ثبت حضور شرکت کننده و کادر اجرایی توسط دستگاه بارکدخوان.
- برگزاری کارگاه‌های جانبی.
- چاپ گواهی و ثبت امتیاز شرکت کننده در سامانه آموزش مداوم به طور خودکار برای برنامه‌های پزشکی امتیازدار.
- مدیریت اسکان و حمل و نقل میهمانان و مدعوین.
فعالیت های پس از برگزاری گردهمایی
کلیه گزارشات مورد نیاز مدیریت و دبیرخانه از جمله فعالیت های پس از برگزاری همایش است که توسط سیستم می‌تواند استخراج شود.قابلیت های اپلیکیشن موبایل گردهمایی
در کنار سیستم اصلی یک نرم افزار آندروید نیز تهیه شده است که برای اطلاع رسانی بهتر شرکت کنندگان قابل نصب بر روی گوشی آنان است. از جمله مهمترین قابلیت های اپلیکیشن می توان به موارد زیر اشاره کرد:- نمایش برنامه سخنرانی های به همراه نقشه کامل محل برگزاری
- نمایش خلاصه مقالات ارائه شده
- ثبت حضور در برنامه
- ثبت نام و پرداخت اینترنتی هزینه گردهمایی
- اطلاع رسانی ها
- نمایش اخبار و اطلاعات مربوطه
- نمایش رزومه سخنرانان
داشبورد مدیریتی
داشبورد حرفه ای مدیریتی با قابلیت شخصی سازی و گزارشات مورد نیاز مدیران نشریه الکترونیک و داوران و نویسندگان
دسترسی از طریق وب
کلیه کاربران می توانند از راه دور به نرم افزار و کارتابل شخصی خود دسترسی داشته باشند و وظایف خود را انجام دهند.
دورکاری و کارگروهی از مهمترین دستاوردهای مدیریت کنگره نیاسان است.
دورکاری و کارگروهی از مهمترین دستاوردهای مدیریت کنگره نیاسان است.
اتصال به بارکدخوان
این نرم افزار امکان اتصال به دستگاه بارکدخوان جهت چاپ گواهی، تحویل پذیرایی و هدیه و همچنین حضور و غیاب شرکت کنندگان و کادر اجرایی را دارد.
مدیریت داوران
بانک جامعی از داوران و وضعیت داوری آن ها در نرم افزار وجود دارد که برای داوری مقاله از آن ها استفاده می شود. برای غنی تر کردن بانک اطلاعات داوران نویسندگان نیز می توانند داور پیشنهادی خود را معرفی نمایند.
زمانبندی و کنترل های مدیریتی خودکار
نرم افزار به صورت خودکار زمان های مهم را شناسایی می کند و کنترل های لازم را روی این زمان ها اعمال می کند. زمان های مهم قابل ردیابی شامل زمان های پایان اعمال تغییرات مقاله، زمان پایان مهلت داوری و... است.
مدیریت کاربران و سطوح دسترسی
کاربران در این نرم افزار به چهاردسته تقسیم بندی می شوند: سردبیر، کارشناس فنی مقالات، داوران، نویسندگان. البته بازدیدکنندگان نیز می توانند بدون عضویت درسایت از قسمت های عمومی سایت بازدید نمایند.
پیام ها و اطلاع رسانی ها
نرم افزار مدیریت کنگره نیاسان این امکان را دارد که به نویسندگان و داوران پیام هایی را از طریق ایمیل و SMS ارسال نماید. همچنین با سیستم هوشمند و قدرتمند ارسال ایمیل می تواند به اعضای خبرنامه خود ایمیل های خبرنامه ای ارسال می کند. خبرنامه می تواند فهرست مقالات تاره منتشر شده باشد یا هر اطلاع دیگر
مدیریت محتوا و انتشار
نرم افزار مدیریت کنگره یک مدیریت محتوای قدرتمند همراه خود دارد که به برگزارکنندگان این امکان را می دهد در هر بخشی از سایت بتوانند محتوا درج کنند یا محتوای موجود را ویرایش کنند. محتواهای تولید شده به در سایت نمایش داده می شود.
چرا نیاسان
چرا باید از نرم افزار مدیریت نشریه نیاسان استفاده نمایید
قابلیت شخصی سازی بالا
کلیه امکانات از قبیل فرم های ثبت نام و فرم دریافت مقاله، کلیه روال های نرم افزار و قالب ظاهری سایت کاملا قابل سفارشی سازی است.
صرفه اقتصادی بالا
نرم افزار مدیریت کنگره نیاسان حاصل سالها تجربه تیم توسعه نرم افزار در حوزه برگزاری گردهمایی های علمی است. از این رو قابلیت های متنوع در نرم افزار تعبیه شده است. از سوی دیگر تولید بر اساس قواعد بهینه مهندسی نرم افزار صورت گرفته است و هزینه های سربار به شدت کاهش یافته است. لذا نرم افزاری که ارایه شده است از نظر قیمت در پایین ترین حد و از لحاظ کارایی در بالاترین حد خود قرار دارد.
اتصال پذیری بالا
قابلیت اتصال پذیری بالای نرم افزار و استفاده از API های بسیار زیاد باعث شده امکان اتصال نرم افزار به کلیه نرم افزارها را داشته باشد. همچنین کلیه نرم افزار های شرکت نیاسان مانند نرم افزار مدیریت نشریه الکترونیک نیاسان به صورت کامل یکپارچه هستند.
